Einrichten der Schulbücherei

Oft werden wir gefragt, was denn alles bei der Einrichtung einen Schulbücherei zu beachten sei. Ich möchte daher hier allen Anwendern und Interessenten einige Tipps und Tricks vermitteln, wie Sie die Bücherei in Ihrer Schule mit wenig Aufwand auf eine EDV-gestützte Büchereiverwaltung umstellen können.

Die aktuelle Situation in der Schulbücherei ist oft sehr ähnlich:

• es gibt oft eine Literaturausleihe und parallel dazu eine Lehrmittelausgabe
• Die Ausleihe wird auf Karteikarten erfasst
• Der Medienbestand ist ebenfalls in Karteikartenform katalogisiert
• Die Medien haben zur eindeutigen Kennung eine Inventarnummer
• Die Karteikarten enthalten aus Zeitgründen meist nur die allerwichtigsten Daten zu den Medien
• Die Literaturausgabe wird oft ehrenamtlich von Eltern oder vob Schülern höherer Klassenstufen betreut

Für die Umstellung zu einer EDV-gestützten Bücherei entstehen nur relativ geringe Ausgaben. Sie benötigen:

• für Literaturausleihe und Lehrmittelbibliothek je einen (gebrauchten oder neuen) PC mit mindestens Windows XP als Betriebssystem
• eine Software für die Büchereiverwaltung (zum Ausprobieren empfiehlt sich z.B. die kostenlose Lightversion aus dem Downloadbereich
• einen Scanner zum lesen der Strichcodes
• einen Drucker zu Ausgabe von Leserausweisen, Mahnlisten etc.
• sehr hilfreich aber nicht zwingend erforderlich ist ein Internetanschluss

Natürlich soll der Betrieb der Bücherei nahtlos von der karteigestützten Erfassung zur elektronischen Erfassung übergehen. Das wird nicht in allen Bereichen mit einem vertretbaren Aufwand gelingen, insgesamt kommt die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise aber sehr nahe an den idealen Weg heran.

Zuerst einmal sollten Sie prüfen, in welchen Bereichen Sie sich die Arbeit erleichtern können. Liegen z.B. bereits aus dem Verwaltungsprogramm der Schule fertige Schülerlisten als Excel-Datei vor, können diese zur Erfassung der Leser verwendet werden. Sie sparen sich damit viel Tipparbeit und vermeiden auch einige sonst unvermeidliche Tippfehler.

Ebenso existieren manchmal in Excel erfasste Inventarlisten der Medien. Auch diese können in der Software importiert werden und sparen so einiges an lästiger Tipparbeit. Meist müssen die Medien aber einzeln erfasst werden.
Hier macht sich nun der oben als nützlich beschriebene Internetanschluss bemerkbar. Liegt dieser vor, genügt das Einlesen des Strichcodes um für die gängigsten Bücher alle Daten im Internet zu suchen und einzutragen, ohne dass Sie auch nur ein einziges Wort tippen müssten.
Bücher ohne lesbare Daten aus dem Internet werden durch Eintippen der Daten erfasst.

Besonders wichtig ist für eine Ausleihe und Rückgabe mit Hilfe eines Scanners, dass jedes Buch einen eindeutigen Strichcode erhält. Hat ein Titel entweder keinen Strichcode oder ist der gleiche Titel mehrfach im Bestand, kleben Sie daher einen selbstgedruckten Strichcode auf. So bekommt jedes Medium einen eigenen unverwechselbaren Code.

Mit dem so erfassten Buchbestand und den aus dem Verwaltungsprogramm der Schule übernommenen Lesern können Sie Ihre Schulbücherei nun mit der elektronischen Ausleihe und Rückgabe betreiben.