Aktualisieren der Schülerdaten jährlich

Habe kürzlich eine Schulbücherei übernommen,die mit BISaM den Buchbestand und 569 Schüler im Frühjahr 2013 registriert hat.
Die Schüler sind nur mit Geburtstjahr erfasst, nicht mit Klasse.
Wie kann man am effektivsten die Schülerdaten aktiv halten?
Kann ich die von der Schule abgehenden Schüler sortieren und mit einem Klick markieren und dann löschen? Oder ist es ratsamer die Schülerdaten in jedem Jahr neu zu importieren?
Wie und wo lege ich fest wie lange das Buch ausgeliehen werden kann?
Gibt es eine Funktion, die mir erlaubt alle nicht erfolgten Rückgaben anzuzeigen?
Muß für eine Verlängerung das Buch erneut eingescannt werden?

Viele Grüße,
Christiane Zabel

Hallo Frau Zabel,
um zukünftig die Schülerdaten jedes Jahr aktuell halten zu können, würde ich auf jeden Fall empfehlen, die Klassen mit aufzunehmen. Die dann verfügbare Funktion "Schuljahreswechsel" markiert die Schüler, die die höchste Klasse überschritten haben als "nicht mehr aktiv" (die höchste Klasse Ihrer Schule pflegen Sie unter "Extras - Vorgaben bearbeiten"). Sie werden aber nicht gelöscht, so dass ggf. noch nachträglich notwendige Informationen vorhanden sind.
Sie können wie folgt versuchen, ob das mit einem vertretbaren Aufwand möglich ist:

• öffnen Sie die Leserdaten und gehen zur Lasche "Tabelle"
• sortieren Sie nach ID - mit etwas Glück wurden die Schüler bei der Erfassung klassenweise bearbeitet und diese Sortierung ist dann fast genauso wie "nach Klasse"
• Klicken Sie auf den ersten Schüler einer Klasse, drücken und halten die Großschreibtaste und markieren dann mit der Pfeiltaste nach unten alle Schüler dieser Klasse
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und wählen dann "Ändern der markierten Zeilen"
• Im Mehrfachänderungsfenster markieren Sie das Häkchen bei Klasse, tragen die gewünschte Klasse ein und bestätigen mit "OK
• Genauso fahren Sie dann für jede Klasse fort

Wie lange ein Medium (Buch, CD,...) ausgeleihen werden kann, legen Sie unter Extras -> Vorgaben fest. Dort auf Medientyp klicken und pro Medientyp den Zeitraum in Tagen eintragen. Dies wird allerdings nur für Mahnungen verwendet. Die normale Funktion zur Ausleihdauer ist viel einfacher -> ich beschreibe es unten beim Drucken der Liste.

Alle nicht erfolgten Rückgaben finden Sie dann z.B. unter Datei - Druckkassistent, dort Mahnungen (wenn Sie auch Gebühren für Überziehung nehmen) oder (einfacher) unter Datei - Drucken - ausgeliehene Bücher (wenn Sie nur die Liste benötigen). Im zweiten Fall tragen Sie einfach ein, ab welchem Datum Bücher angezeigt werden sollen (z.B. heute - 14 Tage) und bekommen dann eine Liste aller Bücher die vor diesem Datum ausgeliehen wurden und die noch nicht zurückgegeben sind.

Eine Verlängerung kann direkt im Buch-Datensatz ausgeführt werden:

• Leser öffnen und den betreffenden Leser suchen
• Lasche "Bücher" öffnen und das Buch markieren
• entweder auf den Schalter "Buch verlängern" klicken oder Rechtsklick-Buch verlängern

Ich hoffe ich konnte Ihnen Weiterhelfen

Vielen Dank für die hilfreiche Antwort.
Sie haben alles gut verständlich erklärt.

Viele Grüße
C.Zabel